Zásady ochrany osobních údajů – efakturia.sk

Účinnost od: 10. října 2026Poslední aktualizace: 10. října 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost IT-DK s. r. o. zpracovává osobní údaje při provozování služby efakturia.sk a při komunikaci se zákazníky. Plníme tím informační povinnost podle čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Zohledňujeme také slovenský zákon č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů.

1. Kdo je správce

IT-DK s. r. o., Odbojárov 1957/8, 026 01 Dolný Kubín, IČO: 57 626 472, DIČ: 2122858012, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu Žilina, oddíl Sro, vložka č. 91296/L (dále jen „my“).

Kontakty pro ochranu osobních údajů:

• e-mail: gdpr@efakturia.sk,
• telefon: +421 911 085 838,
• poštou: IT-DK s. r. o., Odbojárov 1957/8, 026 01 Dolný Kubín.

Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali. Nemáme k tomu povinnost podle čl. 37 odst. 1 GDPR. Nejsme orgán veřejné moci, nemonitorujeme subjekty údajů ve velkém rozsahu a ve velkém rozsahu nezpracováváme ani zvláštní kategorie údajů.

2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Správce (čl. 4 bod 7 GDPR). Údaje potřebné k vedení vašeho účtu zpracováváme pro vlastní účely. Jde o přihlášení, ověření totožnosti, fakturaci naší služby, podporu, bezpečnost a obchodní komunikaci. Na tyto údaje se vztahují tyto zásady.

Zpracovatel (čl. 4 bod 8 GDPR). Údaje, které do služby zadává nebo prostřednictvím ní přijímá náš zákazník, zpracováváme pouze jeho jménem a podle jeho pokynů. Jde například o odběratele a dodavatele na fakturách, jejich kontaktní osoby, e-mail účetního a bankovní transakce. Jejich správcem je zákazník.

• Pokud jste odběratel nebo dodavatel našeho zákazníka a chcete uplatnit svá práva, obraťte se přímo na něj. Pokud žádost zašlete nám, postoupíme ji zákazníkovi.
• Vztah se zákazníkem upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů.

3. Čí údaje zpracováváme

• zákazníci – podnikající fyzické osoby (živnostníci),
• osoby jednající za zákazníky – právnické osoby (např. jednatel, který zakládá účet nebo prochází ověřením totožnosti),
• uživatelé – členové týmu, které zákazník pozval do účtu,
• kontaktní osoby firem, které oslovujeme s nabídkou služby,
• osoby, které nás kontaktují (podpora, hlášení chyb, dotazy).

4. Účely, údaje, právní základy a doba uchovávání

4.1 Registrace, účet a přihlášení

• Údaje: jméno a příjmení, e-mail, heslo uložené výhradně jako otisk (bcrypt), údaje dvoufaktorového ověření (2FA), veřejný klíč přístupového klíče (passkey), role v týmu, čas a verze uděleného souhlasu s VOP, údaje o přihlášeních.
• Právní základ:
• u zákazníka – podnikající fyzické osoby: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
• u jednatele nebo člena týmu, který není smluvní stranou: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Naším zájmem i zájmem zákazníka je umožnit osobám, které zákazník pověřil, bezpečný přístup do účtu.
• Doba uchovávání: po dobu trvání účtu a 30 dní po jeho zrušení. Pokud zákazník člena týmu odebere, přístup mu zrušíme okamžitě a jeho údaje vymažeme do 30 dní. Výjimkou jsou záznamy v lozích (bod 4.7).

4.2 Ověření totožnosti před registrací do sítě Peppol

Prostřednictvím sítě Peppol se doručují elektronické faktury. Před registrací do ní musí být ověřena totožnost osoby, která jedná za zákazníka. Certifikovaný poskytovatel doručovací služby má podle § 76a odst. 2 písm. b) slovenského zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH povinnost zajistit vysokou úroveň spolehlivosti identifikace odesílatele i adresáta.

• Údaje: jméno, příjmení a datum narození jednající osoby, způsob ověření (ruční ověření), stav ověření a jeho datum.
• Právní základ:
• u zákazníka – podnikající fyzické osoby: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), protože bez ověření nedokážeme zajistit doručování e-faktur,
• u osoby jednající za právnickou osobu: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Zájmem je splnit požadavek spolehlivé identifikace podle § 76a odst. 2 písm. b) slovenského zákona o DPH a zabránit podvodnému vystupování za cizí osobu.
• Doba uchovávání: po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení, abychom mohli prokázat, že ověření proběhlo. Jde o promlčecí dobu podle § 397 slovenského Obchodního zákoníku.

4.3 Ověření firmy

Údaje o zákazníkovi (obchodní firma, sídlo, IČO, IČ DPH) ověřujeme dotazem do veřejných rejstříků, zejména do slovenského obchodního rejstříku (ORSR) a systému VIES pro ověření IČ DPH v EU. Z dotazu ukládáme pouze výsledek ověření.

• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U právnických osob oprávněný zájem na správné identifikaci zákazníka (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávání: po dobu trvání účtu a 30 dní po jeho zrušení.

4.4 Poskytování služby zákazníkovi

• Údaje zákazníka – podnikající fyzické osoby: obchodní firma, místo podnikání, IČO, DIČ, IČ DPH, bankovní spojení (IBAN), e-mail, telefon, logo a nastavení faktur. Dále identifikátor v síti Peppol (odvozený od IČO nebo DIČ) a záznamy o odeslaných a přijatých dokladech (datum, stav doručení).
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Registrace v síti Peppol: identifikátor a název účastníka se při registraci zapíší do adresářů sítě Peppol. Bez toho by vám odesílatelé nemohli e-faktury doručit.
• Doba uchovávání: po dobu trvání účtu a 30 dní po jeho zrušení. Faktury, které zákazník ve službě vystavil nebo přijal, jsou jeho účetními doklady a archivovat je musí on. Po zrušení účtu je neuchováváme.

4.5 Fakturace naší služby a platby za kredit

• Údaje: fakturační údaje zákazníka, variabilní symbol, výše a datum platby, jméno (název) a číslo účtu plátce z bankovního výpisu, faktury za dobití kreditu, pohyby kreditu.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Při uchovávání účetních dokladů plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) podle slovenského zákona č. 431/2002 Z. z. o účetnictví.
• Doba uchovávání: účetní doklady 10 let následujících po roce, kterého se týkají (§ 35 slovenského zákona o účetnictví). Ostatní údaje po dobu trvání smlouvy a do vypořádání kreditu.

4.6 Komunikace, podpora a hlášení chyb

• Údaje: e-mailová korespondence, obsah požadavku, snímek obrazovky přiložený k hlášení chyby (může obsahovat údaje z vašeho účtu), technické informace o prohlížeči.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U osob, které nejsou smluvní stranou, oprávněný zájem na vyřízení požadavku (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávání:
• snímky obrazovky do 90 dní po vyřešení chyby,
• korespondence po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení.

4.7 Provozní e-maily

Zasíláme oznámení o nízkém kreditu, chybě doručení, přijatém dokladu, změně VOP a bezpečnostní upozornění. Odesíláme je z adresy noreply@efakturia.sk.

• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Nejde o marketing a dokud máte účet, nelze se z nich odhlásit.

4.8 Bezpečnost a provozní záznamy (logy)

• Údaje: IP adresa, datum a čas požadavku, prohlížeč a operační systém, záznamy o přihlášeních a o použití API klíče.
• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), tedy ochrana služby a vašich údajů před neoprávněným přístupem a zneužitím. Zabezpečení zpracování nám ukládá také čl. 32 GDPR.
• Doba uchovávání: 12 měsíců od vzniku záznamu. Pokud záznam potřebujeme k vyšetření konkrétního incidentu, uchováváme jej do jeho uzavření.

4.9 Uplatňování a obhajoba právních nároků

• Údaje: údaje ze smlouvy, komunikace a záznamů, které se týkají sporu.
• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávání: do uplynutí promlčecí doby (§ 397 slovenského Obchodního zákoníku, 4 roky). Pokud je zahájeno řízení, do jeho skončení.

4.10 Novinky o službě pro zákazníky

• Údaje: e-mailová adresa Administrátora účtu, jméno, obchodní firma.
• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na informování stávajících zákazníků o novinkách a podobných službách.
• Odhlášení: z odběru se můžete kdykoli odhlásit odkazem v každém e-mailu nebo e-mailem na gdpr@efakturia.sk. Odhlášení nemá vliv na provozní e-maily (bod 4.7).
• Doba uchovávání: do odhlášení, nejdéle po dobu trvání účtu.

4.11 Oslovování firem s nabídkou služby

Firmy, které ještě nejsou našimi zákazníky, můžeme oslovit e-mailem s nabídkou služby efakturia.sk.

• Údaje: obchodní firma, IČO, sídlo, pracovní kontaktní e-mail, případně jméno a funkce kontaktní osoby.
• Zdroj údajů: veřejné zdroje, zejména obchodní a živnostenský rejstřík, registr právnických osob a webové stránky firem.
• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na nabídce služby podnikatelům. Oslovujeme pouze pracovní kontakty a pouze v souvislosti s jejich podnikáním.
• Informování a odhlášení: již první e-mail obsahuje informaci, kdo jsme, odkud máme kontakt, a odkaz na tyto zásady (čl. 14 odst. 3 písm. b) GDPR). Obsahuje také jednoduchý způsob, jak se z dalších e-mailů odhlásit a vznést námitku proti zpracování.
• Doba uchovávání: pokud neodpovíte, údaje vymažeme do 12 měsíců od posledního kontaktu. Při odhlášení si ponecháme pouze e-mailovou adresu na seznamu vyloučených, abychom vás znovu neoslovili.

5. Napojení banky (volitelné)

Pokud si zákazník napojení banky sám zapne, čteme transakce z jeho účtu prostřednictvím licencovaného poskytovatele služby informování o platebním účtu Enable Banking Oy (Finsko). Souhlas s přístupem k účtu a podmínky této služby odsouhlasuje zákazník přímo ve své bance a u Enable Banking Oy. Transakce používáme pouze k párování plateb s fakturami. U těchto údajů jsme zpracovatelem zákazníka (bod 2).

6. Příjemci osobních údajů

Údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu:

Údaje z veřejných rejstříků (ORSR, registr právnických osob, VIES, ARES, seznamy slovenské Finanční správy) pouze čteme. Vaše údaje do nich neposíláme.

Se zpracovateli, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje, uzavíráme smlouvy podle čl. 28 GDPR. Banka a Finanční ředitelství SR jsou samostatnými správci. Pokud požádáte o přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR), sdělíme vám také konkrétní totožnost příjemců, kterým jsme vaše údaje poskytli.

7. Předávání do třetích zemí

Údaje zpracováváme pouze v Evropské unii. Všichni naši dodavatelé z bodu 6 mají sídlo a servery v EU.

Výjimkou je situace, kdy zákazník zašle fakturu prostřednictvím sítě Peppol příjemci, jehož poskytovatel doručovací služby působí mimo Evropský hospodářský prostor. Údaje z faktury se pak dostanou do země příjemce. Předání se děje na pokyn zákazníka, který příjemce sám volí. Pokud bychom sami začali využívat dodavatele mimo EHP, zajistíme záruky podle čl. 45 nebo 46 GDPR a tyto zásady předem aktualizujeme.

8. Je poskytnutí údajů povinné?

Údaje pro registraci (e-mail, heslo, identifikace podnikatele) jsou smluvním požadavkem. Bez nich účet nezřídíme. Ověření totožnosti (bod 4.2) je podmínkou registrace do sítě Peppol. Bez něj není možné zasílat ani přijímat faktury prostřednictvím sítě Peppol. Ostatní údaje (telefon, logo, napojení banky) jsou dobrovolné.

9. Automatizované rozhodování

Nečiníme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která by pro vás měla právní účinky nebo by se vás obdobně významně dotýkala (čl. 22 GDPR). Neprovádíme ani profilování. Ověření totožnosti provádí člověk.

10. Vaše práva

Máte právo:

• na přístup ke svým údajům a na jejich kopii (čl. 15 GDPR),
• na opravu nesprávných nebo neúplných údajů (čl. 16 GDPR),
• na výmaz (čl. 17 GDPR). Neuplatní se, pokud údaje potřebujeme ke splnění právní povinnosti (např. účetní doklady) nebo k právním nárokům,
• na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy (čl. 20 GDPR). Faktury můžete kdykoli exportovat i sami (ZIP, CSV, UBL 2.1, ISDOC, PDF),
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 odst. 1 GDPR) a kdykoli proti přímému marketingu (čl. 21 odst. 2 GDPR),
• podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je slovenský Úřad na ochranu osobních údajů (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.

Jak práva uplatnit: napište na gdpr@efakturia.sk. Pokud máme pochybnosti, kdo žádost zasílá, můžeme si ověřit vaši totožnost (čl. 12 odst. 6 GDPR), například odpovědí z e-mailu, který máte v účtu. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. U složitých nebo početných žádostí můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce a budeme vás o tom informovat (čl. 12 odst. 3 GDPR). Vyřízení žádosti je bezplatné.

11. Cookies

Používáme pouze nezbytné cookies. Nepoužíváme analytické, marketingové ani profilovací cookies a vaše chování nesledujeme. Nezbytné cookies podle § 109 odst. 8 slovenského zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikacích nevyžadují souhlas.

Pokud bychom v budoucnu nasadili analytiku, vyžádáme si k ní souhlas a tyto zásady předem aktualizujeme.

12. Jak vaše údaje chráníme

• veškerá komunikace je šifrovaná (TLS/HTTPS),
• hesla ukládáme pouze jako otisk (bcrypt), podporujeme dvoufaktorové ověření a přístupové klíče (passkeys),
• šifrovací klíče a přístupová hesla k systémům jsou uložena mimo databázi a mimo zálohy,
• do administrace služby má přístup pouze jednatel správce, a to prostřednictvím jediného administrátorského účtu,
• celou databázi denně zálohujeme. Zálohy uchováváme 14 dní na produkčním serveru ve Francii a jejich kopii na serveru IT-DK v Německu, kam se přenášejí šifrovaným tunelem (VPN). Po 14 dnech se automaticky mažou,
• provozní záznamy uchováváme 12 měsíců.

Podrobný přehled technických a organizačních opatření je ve Smlouvě o zpracování osobních údajů.

13. Změny těchto zásad

Zásady aktualizujeme, když se změní způsob zpracování nebo právní předpisy. O podstatných změnách informujeme zákazníky předem e-mailem. Aktuální znění s datem účinnosti je vždy na efakturia.sk/sukromie.